An die Antragsteller und Empfänger von Projektmitteln der LAG NW

An die Antragsteller und Empfänger von Projektmitteln der LAG NW

Münster, den 2.10.2009

Liebe KollegInnen,
im Folgenden ein paar Hinweise zum Umgang mit den Projektmitteln für das Jahr 2010.

A) Termine und Fristen zur Abrechnung
B) Einzelne Erläutrungen zum Verwendungsnachweis
C) Richtlinie zur Berücksichtigung von bürgerschaftlichem Engagement im Rahmen von Zuwendungen im Kulturbereich
D) Allgemeine Fehlerquellen bei Projektabrechnungen
E) Auszug aus dem Zuwendungsbescheid der Bezirksregierung Münster an die LAG NW über die Projektmittel 2009
F) Nebenbestimmungen und Formular Verwendungsnachweis:

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A) Termine und Fristen zur Abrechnung

Auf unseren Seiten www.soziokultur-nrw.de unter Projektmittel ist ein Muster Kosten- und Finanzierungsplan als auch ein Muster für eine Abrechnung zu finden (zum Herunterladen als Excel-Datei). Wenn es Probleme gibt, bitte melden.

In den Zuwendungsbescheiden, soweit es eine Förderung gibt, sind die Fristen für die Abgabe der Abrechnungen vermerkt. Die Zuwendungsbescheide kommen nach Eingang des Zuwendungsbescheides der Bezirksregierung bei der LAG NW. Abrechnung durch Verwendungsnachweis mit Originalbelegen sollte bis zu folgenden Terminen erfolgen:

Projekt beendet (Abschluss) bis zum 30.06.2010: Abgabe bis zum 31.10.2010
Projekt beendet (Abschluss) bis zum 31.10.2010: Abgabe bis zum 31.12.2010
Projekt beendet (Abschluss) bis zum 31.12.2010: Abgabe bis zum 15.02.2011

Bitte haltet euch an diese Termine und meldet euch, wenn es Probleme gibt. Zuerst bitte ich euch erst einmal, die Liste (siehe Muster Abrechnung) der Belege zu schicken. Dann melde ich mich, wann die Original- und sonstige Belege schicken sollt. Denkt daran, dass ich die Sachberichte auch als Mail haben möchte.
Das Formular für die Bezirksregierung zur Abrechnung steht ebenfalls auf unserem Seiten im Netz.

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B) Einzelne Erläuterungen zum Verwendungsnachweis

Die Verwendungsnachweise der Projekte sind prüffähig vorzulegen, das heißt:

1. Geben Sie bitte an, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht. Falls Sie dazu berechtigt sind, sind die Ausgaben um die Mehrwertsteuer zu reduzieren. Nur der Nettobettag ist zuwendungsfähig.

2. Alle Einnahmen und Ausgaben sind aufzulisten, wobei die Ausgaben nach Ausgabearten (z.B. Personalkosten, Material/Sachkosten, Organisationskosten einschl. Öffentlichkeitsarbeit) - wie bereits im Antrag - getrennt werden sollten.

3. Alle Originalbelege (Einnahmebelege der Abendkasse, Leistungen Dritter, Spenden, Rechnungen, Honorarverträge und Quittungen über Barzahlungen) sind den Listen beizufügen.

4. Die Ausgabebelege müssen folgende Informationen enthalten:

Bei Barzahlungen

- Projektbezeichnung (um zu gewährleisten, dass die Kosten auch nur diesem Projekt zuzuordnen sind)

- Zahlungsgrund (z.B. Kassendienst am ..., Aufbauarbeiten am..., Reinigungskosten,. Personalkosten entstanden durch Überstunden am..., Fahrtkosten für die Fahrt von.. nach..., gefahrene Kilometer, Reisegrund (Fahrkarte) u.a.)

- Datum der Zahlung (nur so ist die Einhaltung der 2-Monatsfrist (Ziffer 1.4 ANBest-P) überprüfbar)

- der Empfänger des Betrages ist mit voller Anschrift anzugeben. Außerdem hat der Empfänger mit seiner Unterschrift zu bestätigen. dass er den Betrag erhalten hat.

- Bei den Personalkosten ist ein Werk- oder Honorarvertrag vorzulegen. Wurden Verträge mündlich geschlossen, ist dies zu erläutern.

Bei Überweisungen

- Projektbezeichnung (um zu gewährleisten, dass die Kosten auch nur diesem Projekt zuzuordnen sind)

- die Originalrechnung (Honorarvertrag o.a.) ist zusammen mit dem Überweisungsträger einzureichen bzw. auf der Rechnung ist Datum der Überweisung zu vermerken und eine entsprechende Unterschrift.

- Sollte hier das Datum der Überweisung nicht erkennbar sein, ist dies durch den entsprechenden Kontoauszug nachzuweisen.

5. Werden Pauschalbeträge abgerechnet (Porto, Telefon, Kopien, Büromaterial) ist kurz zu erklären, wie sich diese Kosten berechnen.

6. Bezieht sich eine Rechnung nur teilweise auf das geförderte Projekt, ist von Ihnen zu erläutern, wie Sie die dem Projekt zugeordneten Kosten berechnet haben.

7. Mietkosten werden nur anerkannt, wenn diese tatsächlich durch das Projekt entstanden sind. Dies ist schriftlich zu erklären.

8. Skontobeträge sind nicht zuwendungsfähig und daher grundsätzlich in Abzug zu bringen.

9. Falls Sie Personalkosten eines Beschäftigten des Zentrums abrechnen ist nachzuweisen, dass diese Ausgaben durch das Leisten von Überstunden für das Projekt entstanden sind.

10. Bewirtungs- und Getränkekosten können nur anerkannt werden, wenn sie in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Projekt stehen (Catering, Verzehr auf der Bühne, Entschädigung statt eines Honorars o. ä.).

11. Zahlungsbelege sind ggf. so zu ergänzen, dass der Zahlungsgrund erkennbar ist. Bei Fahrtkosten sind die Fahrkarten beizufügen bzw. die gefahrenen Kilometer, Anzahl und Grund der Fahrten anzugeben.

12. Grundsätzlich ist der Nachweis zu erbringen, dass auf die Landesförderung durch das die Staatskanzlei hingewiesen wurde, insbesondere gerade auch dann, wenn Kosten für Plakate oder andere Veröffentlichungen abgerechnet werden.

13. Bestätigen Sie, dass die Allgemeinen Bestimmungen des Zuwendungsbescheides und der ANBest-P - die Ihnen von der LAG mitzuteilen sind - beachtet wurden, dass die Ausgaben notwendig waren, wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben im Verwendungsnachweis mit Ihren Büchern und Belegen übereinstimmen.

14. Die Förderung ist an das Haushaltsjahr gebunden, d.h. das Projekt muss bis zum 31.12.2010 abgeschlossen sein.

Eine ordnungsgemäße Abrechnung erspart Ihnen und mir die mühevolle "Nacharbeit" und verringert die Bearbeitungszeit erheblich.

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C) Richtlinie zur Berücksichtigung von bürgerschaftlichem Engagement im Rahmen von Zuwendungen im Kulturbereich

RdErl. d. Ministeriums für Städtebau und Wohnen, Kultur und Sport v. 15.03.2005 – VI.1-03.0

1
Rechtsgrundlage
Nach Nummer 2.4.2 der VV zu § 44 LHO – Teil I – VV für Zuwendungen an den außergemeindlichen Bereich - bzw. nach Nummer 2.3.2 der VV zu § 44 LHO – Teil II – VV für Zuwendungen an Gemeinden (GV) - kann bürgerschaftliches Engagement nach näherer Maßgabe durch Förderrichtlinien berücksichtigt werden.

2
Gegenstand der Förderung
Bürgerschaftliches Engagement in der Form von freiwilligen, unentgeltlichen Arbeiten kann als fiktive Ausgabe in die Bemessungsgrundlage für die Zuwendung an eine natürliche oder eine juristische Person einbezogen werden.

3
Zuwendungsvoraussetzung
Die als bürgerschaftliches Engagement zu berücksichtigenden Leistungen dürfen nicht in Erfüllung einer Verpflichtung aus einem Beschäftigungsverhältnis oder einer organschaftlichen Stellung bei der Zuwendungsempfängerin oder dem Zuwendungsempfänger erbracht werden.

4
Art und Umfang, Grenze der Anerkennung
Im Rahmen bürgerschaftlichen Engagements erbrachte Arbeitsleistungen können bei der Ermittlung der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben eines aus Kulturmitteln geförderten Vorhabens wie folgt Berücksichtigung finden:

a) Pro geleisteter Arbeitsstunde pauschal mit 10 €.
b) Bei Arbeitsleistungen, die eine besondere fachliche Qualifikation erfordern, kann das für Kultur zuständige Ministerium auf Vorschlag der Bewilligungsbehörde im Einzelfall einen höheren Betrag anerkennen.
c) Die Höhe der fiktiven Ausgaben für bürgerschaftliches Engagement darf 15 v.H. der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben nicht überschreiten.
d) Der Beleg der geleisteten Arbeitsstunden erfolgt durch einfache Stundennachweise, die zu unterschreiben sind. Diese müssen Namen, Datum, Dauer und Art der Leistung beinhalten und sind von der antragstellenden Einrichtung gegenzuzeichnen.

5
In-Kraft-Treten
Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 01.04.2005 in Kraft
Sie tritt am 31.03.2010 außer Kraft.

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D) Allgemeine Fehlerquellen bei Projektabrechnungen

Liste der Einnahme-/Ausgabe-Beträge:
- Reihenfolge stimmt nicht mit Reihenfolge der abgehefteten Belege überein (Vorschlag: alle Einzelbeträge der Liste datieren und nummerieren, die Belege entsprechend auch nummerieren !)
- Einzelbeträge sind gar nicht aufgelistet (der Kontrolleur darf dann Beleg um Beleg in die Rechenmaschine eingeben, um die Gesamtbeträge zu überprüfen)
- falsche Jahreszahl bei Datierung von Einzelbeträgen
- Beträge stimmen nicht exakt (z.b. 400;- statt 399,14)

Belege
- Belege nicht in Reihenfolge der Liste geordnet
- „Leistungen öffentlicher Dritter“ oft nicht nachgewiesen
- Rechnungen sind da, aber Zahlungsbeleg fehlt
- Honorare: Quittungen ohne Adresse
- fehlende Zahlungsbeweise bei Überweisungen (ausgedruckter Beleg oder Notiz „überwiesen am ...“ mit Unterschrift)

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E) Auszug aus dem Zuwendungsbescheid der Bezirksregierung Münster an die LAG NW über die Projektmittel 2009 vom 26. März 2009. Ähnliches ist für das Jahr 2010 zu erwarten.

" 7. Nebenbestimmungen

Die beigefügten ANBest-P sind Bestandteil dieses Bescheides.

Abweichend oder ergänzend hierzu wird folgendes bestimmt:

1) Der Durchführungszeitraum vom 1.1.2009 bis 31.12.2009.

2) Die Landesförderung beträgt 130.000 Euro. Diese Zuwendung erfolgt unter der Bedingung, dass Sie die Förderungen lediglich in dieser Höhe gewähren.

3) Eine Ausnahme von 1.3 VV zu § 44 LHO wird hiermit – soweit erforderlich erteilt.

…….

8) Ich weise besonders darauf hin, dass gem. Nr. 1.2. der ANBest-P der Finanzierungsplan hinsichtlich seines Gesamtergebnisses verbindlich ist. Darauf ergibt sich, dass der Eigenanteil der Antragsteller in voller Höhe zu erbringen ist.

9) Auf allen Ankündigungen (Plakaten, Programmen, Broschüren etc.) sowie Katalogen und lnternetpräsentationen ist mit dem Landeswappen und dem NRW- Logo (in den vorgesehenen Farben) an deutlich sichtbarer Stelle und allein stehend auf die Landesförderung hinzuweisen verbunden mit dem Zusatz: ,,Gefördert vom Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen“. Bezüglich Schrifttyp, Farbe, Größe etc. wird auf den Kabinettbeschluss vom 10.09.1991 sowie die entsprechende lnformationsschrift des Landespresse- und Informationsamtes verwiesen. Sollten die Plakate, Kataloge etc. mehrfarbig gedruckt sein, so ist auch das NRW-Signet farbig abzudrucken.

Auf Wunsch erteile ich Ihnen hierzu weitere Auskünfte.

Wird das NRW-Signet durch den Zuwendungsempfänger nicht wie im Bewilligungsbescheid vorgeschrieben verwandt, so behalte ich mir eine Rückforderung gemäß Nr. 8.32 der ANBest-P zu 44 LHO vor.

11) Ich weise darauf hin, dass aus dieser Bewilligung nicht geschlossen werden kann, dass die Förderung auch in künftigen Haushaltsjahren im bisherigen Umfang erfolgt. Es ist nicht auszuschließen, dass die Entwicklung der Haushaltslage des Landes Kürzungen von Zuwendungen im Rahmen der Haushaltsplanung erfordert oder Zuwendungen deswegen ganz entfallen. Ich bitte Sie, dieses Finanzierungsrisiko insbesondere bei Abschluss, Änderung oder Verlängerung von Verträgen (z.B. für Mietobjekte oder für Personal) zu berücksichtigen.

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F) Nebenbestimmungen und Formular Verwendungsnachweis:

Allgemeine Nebenbestimmungen Seite 1 im PDF-Format
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Allgemeine Nebenbestimmungen Seite 2 im PDF-Format
Seite 2
Formular Verwendungsnachweis im PDF-Format
Verwendungsnachweis